コロナウイルスで入学式や就活が中止になった場合【大学職員の仕事 】

大学に関係するひと『コロナウイルスで卒業式や入学式が中止になりそうです。大学職員はその時どんな仕事をしていますか？』

そんな疑問にお答えします。

本記事の内容

2020年2月現在、コロナウイルスが猛威を振るっています。

その影響は私、暇な大学職員（@univadm）が勤務する大学業界も例外ではなく、卒業式や入学式の中止が続々と決まっていっています。

近畿大学や立命館アジア太平洋大学、放送大学、常葉大学など大学の大小を問わず、卒業式の中止が決まりました。

卒業式を中止するという重い判断を下せない大学がまだまだ多く、大学間で非公式に電話で問い合わせながら情報交換をしているのが現状です。

そんななか、本日2月25日に、7,000名程度の卒業対象回生を擁する近畿大学が卒業式・入学式の中止を決めました。

かなりの英断だと思います。

追随する大手私立大学があるのかどうか、、、これからの状況に注意していく必要があります。

さて、本記事では、卒業式や入学式が中止となった際に、大学職員はどんな仕事があるのかをまとめてみました。

私自身、大学職員として勤務するなかで、コロナウイルスが業務に大きな影響を与えていると感じます。

その備忘録的な意味でも、状況を記録してみました。

もし、大学職員に転職を希望するひとがいれば、緊急事態時の大学職員の仕事として、参考にしてください。

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コロナウイルスで卒業式が中止になった際の大学職員の仕事【まとめ】

弊ブログからは累計98名が大学職員へと転職しているのですが、『大学職員の仕事』というものを深く理解することで結果を出してきました。

大学職員という仕事で大切なことを一言で表すならば、『自分の仕事の波及先をピックアップして調整する』仕事です。

大学職員の転職において、『大学職員という仕事』は通常であれば、入試部や広報部、教務部など、いわゆる『オーソドックスな部署』を理解することがスタートです。

弊ブログでも、そのオーソドックスな部署の理解を深めていくことで、大学職員への転職実績が積み上がってきました。

ただ、今回はコロナウイルスの影響が非常に大学職員の仕事にも大きなダメージを与えています。

今日は、そのコロナウイルスが大学職員の仕事にどんな影響を与えるのか、備忘録的な意味の混めて、情報をまとめておくことにしました。

緊急事態に対し、大学職員がどんな仕事をしているのか、一部でも知って頂けると嬉しいです。

弊ブログからは、2018〜2024年で407名が大学職員へと転職しました。

大学職員の転職は情報戦です。自分の知らないうちに求人が出ていることを避けないといけません。

弊ブログでの実績のある、合格者がみんな使っていたエージェントは2つだけですので、シンプルです。

早めの登録と活用がポイントになります。

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卒業式が中止になったら大学職員が一番最初に考えること【緊急事態】

2月25日現在、近畿大学や立命館アジア太平洋大学にて卒業式（＋入学式も）の中止が決定されています。

卒業式の中止というのは、関東の大学であれば東日本大震災以来であり、関西の大学ではここ十数年はそのような事態はありませんでした。

そんな緊急事態がこの度発生し、コロナウイルスの影響がじわじわと日本全国の大学に広がっていっています。

これらの行事に関しては、本学医学部の感染症の専門家からの提言も受け、十分な感染症対策を施した上での開催を検討しておりましたが、日本国内で日々感染者が増えていく中、マスクや消毒液の一定の備蓄はあるものの、現在のように更なる入手が困難な状況では、十分な感染症対策を施すことができないと判断し、学生や保護者、オープンキャンパスに参加するみなさまの健康や安全面を第一に考え、このような結論に至りました。

近畿大学の場合、マスクや消毒液の備蓄はありながらも、卒業式7,000人、入学式15,000人という大規模な人手を捌くには不十分と判断され、中止が決定しました。

このような卒業式の中止という大きな判断に、大学職員が関わることはほぼ無く、学校法人の経営層によって判断が下されます。

どちらかというと、大学職員はその判断を受けて、どのような実務があるのかを考えていく仕事であると思います。

例えば、『卒業式が中止になる』という判断があった場合、大学職員が実務的に考えることとしては、

などなど、さまざまな調整事項が発生します。

大学職員においては、実は卒業式よりも卒業証書授与式（学位記授与式）のほうが重要です。

卒業式では特に配布物などもなく、大ホールに学生を座らせて学長などが祝辞を述べるという一種のセレモニーのみですが、学位記授与式となると『卒業証書』を一人ひとりに渡さなければなりません。

また、卒業証書以外にも、資格課程の修了証や教職の免許状、大学からの最終的な成績表などさまざまな配布物があります。

そのため、卒業式の中止よりも、学位記授与式の中止となると大学職員的には非常に忙しくなるのです。

特に本学の東大阪キャンパスでの卒業式は例年約7,000人、入学式は約15,000人の学生・保護者が一堂に会する大規模な行事であることから、影響を最小限に抑えるため、早い段階での決定が必要でありました。 各学部・学科単位の小規模で行われる卒業証書・学位記授与式については、十分な感染症対策を施すことができるか検証のうえ、実施を検討しています。

近畿大学の場合は、全体の卒業式は中止しますが、学位記授与式は実施予定となっていました。

この場合、経済学部の●●専攻は１号館で。●●専攻は２号館で。というように、細切れにして人を動かしていける為、その場で学位記を渡すことが可能になります。

しかし、立命館アジア太平洋大学については、すべての卒業式に関わる行事を中止にした為、非常に大学職員的には調整が大変そうな印象でした。

コロナで卒業式と学位記授与式が中止になった大学職員が実施する仕事

立命館アジア太平洋大学の場合、近畿大学と異なる点がありました。

それは、卒業式や学位記授与式もすべて中止するという判断です。

立命館アジア太平洋大学(APU)は、昨今の新型コロナウイルスによる新型肺炎の発生状況に鑑み、2020年3月の学位授与式（卒業式）および2020年4月の入学式の開催を中止することといたしました。

HPの冒頭にはこう書かれているのですが、スクロールしていくとその下には大学職員に関わる実務的な内容がかなり書かれています。

• 新たな日程での式典開催について
• 卒業合否発表日、成績問い合わせについて
• 学位記・卒業証明書等の受け渡しについて
• 成績優秀者、卒業論文表彰、学位論文表彰について
• APU生協でのガウンのレンタル・生協出資金の返還について

この業務全てにおいて、大学職員がいないと実施できません。それだけ、大学は実務に深く関わっているということになります。

特に、通常であれば卒業式当日に手渡しして、９割以上の卒業証書がなくなるのですが、今回のコロナウイルスの場合ではその全てが大学に残ってしまいます。

なので、立命館アジア太平洋大学では大学登録の住所確認をWEBで行った後、順次発送していくということになりました。

ただ、発送していくというととても簡単に聞こえますが、この作業には大学職員がとても深く関わっています。

• 発送先と卒業証書に間違いが無いか全件点検し、封入作業を行う
• 卒業生名簿が書かれた台帳に発送した荷物の追跡番号を全件、記録する
• その他、対象者ごとに必要な書類（プログラムの修了証など）を間違いなく封入する
• 海外の送り先（立命館アジア太平洋大学は留学生が多い）であれば、複雑な住所を確認し封入作業を行う
• 各種成績表や卒業を証明する書類も、間違いなく全件封入する

考えるだけで、気の遠くなるような大変な作業です。

通常であれば、学位記授与式で卒業証書を渡しますから、万が一他人のものを渡していたとしても、受け取るときに気づきます。

しかし、今回のケースであれば、送ってしまう為、もし他人の卒業証書が混入していた場合、事故になってしまうということです。

かなり手作業でしか完了できない仕事内容であるため、入れ間違いというヒューマンエラーの防止や遡って調べることのできる体制構築も大学職員の仕事だと言えます。

ひとまずは、卒業式に関わるほんの一部分だけ、大学職員の仕事としてまとめてみましたが、実はまだまだあります・・・

続きは、今度追記することにします。